00 Cómo usar la guía básica
Esta guía está dirigida a los equipos que utilizan Malbec Live en su trabajo diario.
Si es la primera vez que ingresas al sistema, el mejor punto de partida es la sección Cómo ingresar, seguida de Tu primer show, que permite completar un ciclo de trabajo de principio a fin. La sección Preguntas frecuentes ayuda a resolver dudas puntuales, y la sección Soporte indica los canales de ayuda disponibles.
Sobre los roles: lo que cada persona puede ver en el sistema depende del rol asignado. Si una sección menciona una función que no aparece en la pantalla, es porque ese rol no tiene habilitado el acceso a ella.
01 Qué es Malbec Live
Malbec Live es el sistema donde se gestiona cada show de principio a fin, desde la propuesta comercial hasta la liquidación final.
En lugar de repartir la información entre hojas de cálculo, correos, mensajes y documentos sueltos, todo queda reunido en un solo lugar, alrededor de cada show. En una misma vista es posible ver el estado de un show, sus costos, sus ingresos y cuánto está rindiendo. Lo que antes había que reconstruir manualmente queda disponible y actualizado.
1.1 El corazón del sistema: los shows y el centro de costos
Todo en Malbec Live se organiza alrededor del show. Cada evento es un show, y de él dependen los demás elementos: la propuesta comercial, el contrato, los costos, los presupuestos, las facturas, el plan de marketing y los ingresos. El show nace en el Calendario, la vista de entrada del Centro de proyectos, y al abrirlo cada equipo puede empezar a trabajar: cada una de esas áreas aparece asociada al evento.
El otro elemento central es el centro de costos, el eje que conecta la gestión financiera de cada show integrando costos, presupuestos, facturas e ingresos. Esa centralización es la que permite seguir en tiempo real el gasto, los compromisos financieros y la rentabilidad de cada evento.
1.2 Cómo está organizado
El menú lateral está agrupado en tres capas, de lo que se ejecuta proyecto por proyecto a lo que es transversal a la organización:
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01 Inicio
La pantalla de entrada, con el asistente conversacional.
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02 Centro de proyectos
Todo lo que se ejecuta alrededor de un show: el calendario, el centro de costos, las aprobaciones, el marketing, el ticketing y las acreditaciones.
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03 Negocio
Lo transversal a la organización, del gasto al cobro: costos de estructura, facturas, flujo de caja, nóminas y comercial.
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04 Sistema
Los catálogos y la administración: proveedores, venues, artistas, usuarios, roles, configuración y soporte.
Centro de proyectos es además una pantalla en sí misma: su nombre en el menú abre el calendario de shows. Las organizaciones que tienen habilitado el módulo Panel ven también Portfolio, la mirada de conjunto sobre toda la cartera.
Cada persona accede a las secciones, áreas e información habilitadas para su rol. Este punto se amplía en Qué ves según tu rol.
02 Cómo ingresar
2.1 Tu invitación
La invitación llega por correo electrónico a la dirección institucional con la que se registró a la persona. Al abrirla, se encuentra un enlace para crear la cuenta. Ese paso activa el usuario: hasta completarlo, el sistema lo registra como “invitado sin ingresar”.
2.2 Primer ingreso
La pantalla de inicio de sesión se muestra en inglés. Una vez dentro, la plataforma adopta el idioma configurado en la cuenta. El ingreso lleva a Home, la pantalla de inicio.
2.3 Seguridad de tu cuenta
Desde el menú de usuario se llega a Seguridad, una pantalla propia donde se gestionan el segundo factor y los dispositivos de la cuenta. Por allí también se puede registrar la huella digital del dispositivo para agilizar el acceso: una vez registrada, basta la huella para entrar, sin escribir la contraseña. Recomendamos configurarlo en el primer ingreso para proteger la cuenta.
Menú de cuenta → Seguridad /account/security
2.4 Qué ves según tu rol
Cada usuario tiene el menú lateral personalizado de acuerdo con sus accesos y permisos: muestra los módulos habilitados para su rol. Por eso dos integrantes del mismo equipo pueden ver menús distintos. Cuando se necesita un módulo que no aparece, el administrador de la organización puede habilitarlo.
2.5 Home y el asistente
Home es el punto de partida y también incluye un asistente conversacional. Se le puede preguntar en lenguaje natural cómo realizar una tarea o dónde se encuentra una función, y ofrece orientación.
Inicio /
2.6 Novedades
Cada actualización de Malbec Live se anuncia dentro de la aplicación: al ingresar aparece un aviso con lo que trae la versión. El historial completo, de lo más reciente a lo más antiguo, queda disponible en Novedades.
Menú de cuenta → Novedades /novedades
03 Tu primer show
Cada show es la pieza que sostiene al resto del sistema: al crearlo, todos los equipos pueden empezar a operar de acuerdo con sus objetivos.
En el Calendario —la vista de entrada del Centro de proyectos— se crea un show nuevo y se completa la información base (nombre del evento, artista, venue, fecha estimada). Ese show será el espacio donde se gestiona todo el evento.
En este paso se definen el venue, el equipo asignado y el presupuesto estimado para su ejecución. El aforo se completa con la capacidad del venue elegido y queda editable.
Centro de proyectos → Calendario /project-hub
Desde el show se vincula la propuesta comercial que le dio origen y el contrato correspondiente. Si el contrato todavía no está cargado, se crea y se envía a firma a través de la plataforma de firma predeterminada; el estado de la firma se actualiza automáticamente. Cada contrato queda vinculado al show.
Si aún no cuentas con un contrato, puedes vincularlo después.
Negocio → Comercial /commercial
En el centro de costos del show se crean los costos del evento y se carga el presupuesto de cada uno. El presupuesto pasa por su flujo de aprobación. Este paso es el que convierte al show en algo operable: a partir de ahí se pueden solicitar facturas y controlar el gasto.
Centro de proyectos → Centro de costos /shows
Desde el centro de costos se genera la solicitud de factura hacia un proveedor. La solicitud pasa por el flujo de aprobación y, una vez cargada la factura, Administración la marca como pagada.
Negocio → Facturas /invoices
3.1 Cómo saber que el flujo está completo
Con un show creado, una propuesta o un contrato vinculado, costos y presupuesto cargados y una factura solicitada y pagada, el ciclo mínimo queda cerrado. Repetir el recorrido con algunos shows es suficiente para dominar la base del sistema.
Sobre el presupuesto. Si un costo supera el presupuesto del show, la solicitud puede quedar bloqueada. No se trata de un error, sino del control de presupuesto funcionando según lo previsto.
04 Catálogo de flujos por área
Superado el recorrido base, cada área tiene sus propios flujos. Esta sección funciona como referencia.
4.1 Centro de proyectos El proyecto de principio a fin
Calendario y lista
Dos vistas sobre los mismos shows. El Calendario es la vista de entrada: ahí nace cada evento y se lo planifica en el tiempo. La Lista es la segunda vista, para recorrer la cartera renglón por renglón. El panel de Próximos shows tiene su propio buscador por artista, venue o fecha.
Centro de proyectos /project-hub
El proyecto abierto
Al abrir un show se llega a sus pestañas: P&L, Ticketing, Costos pendientes, Contratos, Cierre de negocio y Marketing. Es la ficha completa del evento.
P&L
Visión de rentabilidad que cruza los costos y los ingresos cargados para ver cómo rinde cada show. Un ingreso se puede cargar en una moneda distinta a la del show: la pantalla indica a cuánto equivale en la moneda principal.
Contratos
Subir o crear un contrato con su metadata, vincularlo al show, enviarlo a firma y seguir su estado. El almacenamiento puede ser nativo de Malbec o de la plataforma de firma, según la configuración del cliente.
4.2 Centro de costos El control fino del gasto
Costos del show
Creación de costos por show, carga de presupuestos por costo, solicitud de facturas, carga de facturas (por proveedor o manual) y detección de facturas erróneas o con aceptación forzada.
Centro de proyectos → Centro de costos /shows
Presupuestos por proveedor
La pestaña de presupuestos de un costo reúne las ofertas de todos los proveedores consultados, para compararlas antes de decidir.
Observaciones
Cada costo puede llevar observaciones. Las tablas de costos las muestran en una columna propia, con la opción de copiarlas.
Seguimiento de facturas
Lo que falta de cada factura se sigue en dos columnas separadas: pendiente de pago y pendiente de descarga.
4.3 Aprobaciones Quién aprueba y qué falta
La bandeja de aprobaciones
Reúne en una pantalla los costos, los planes y las fechas de pago que esperan la aprobación de tu rol. Aparece en el menú cuando el rol es aprobador en algún flujo.
Centro de proyectos → Aprobaciones /approvals
Aviso por correo
Cuando un costo llega al nodo de aprobación de un rol, sus aprobadores reciben un correo con la marca de Malbec y el enlace al costo.
4.4 Marketing Plan de campaña
Planes de marketing
Elaboración del plan de marketing por show o evento, con tareas organizadas en un Gantt y categorías propias de cada plan. Cada tarea tiene su responsable y su fecha.
Centro de proyectos → Marketing /marketing
4.5 Comercial El punto de entrada del negocio
Propuestas
Creación de propuestas comerciales, con documentos adjuntos, y su avance hasta el estado cerrado.
Asignación a shows
Una propuesta cerrada se asigna a un show interno de la plataforma: es el punto donde la venta se conecta con la operación.
Cobros
Registro de los cobros asociados al show.
Negocio → Comercial /commercial
4.6 Negocio Lo transversal a la organización
Costos de estructura
Costos que no dependen de un show en particular sino de la operación general, con su propia solicitud y control de facturas. Cada costo registra la sociedad que lo paga.
Negocio → Costos de estructura /costos-estructura
Facturas
Gestión de los gastos, incluyendo marcarlos como pagados una vez realizado el pago.
Negocio → Facturas /invoices
Flujo de caja
Proyección de los egresos en el tiempo. Las fechas se calculan solas y se ajustan al día de pago más cercano.
Negocio → Flujo de caja /business/cashflow
Nóminas
La nómina del staff fijo: el real de cada mes, el presupuesto anual y las cargas sociales.
Negocio → Nóminas /nominas
4.7 Sistema Catálogos y administración
Proveedores
Registro de proveedores, cada uno con su ficha propia: tipo de persona, país fiscal, varias identificaciones fiscales y varias cuentas bancarias, cada cuenta con su medio de pago (CBU, ACH, SEPA, SPEI, SWIFT). Estos datos alimentan después a los costos, las facturas y los contratos.
Sistema → Proveedores /business/vendors
Venues
Registro de venues y de sus armados —configuraciones reutilizables de un mismo venue—, con el seguimiento de cuántas veces se usó cada armado.
Sistema → Venues /venues
Artistas
Registro de los artistas que después se asocian a los shows.
Sistema → Artistas /artists
Usuarios
Invitación de usuarios y seguimiento de quiénes aceptaron y quiénes todavía no ingresaron. Cada usuario se registra con su área, que se completa automáticamente cuando la persona ya figura en nóminas.
Sistema → Usuarios /users-panel
Roles
Definición de roles y de lo que cada uno puede hacer en cada módulo (ver, editar, aprobar, exportar, eliminar). Aquí se resuelve, por ejemplo, quién puede aprobar presupuestos o facturas.
Sistema → Configuración → Roles /settings
Configuración
Integraciones, catálogos (proveedores, venues, conceptos de costo e ingreso, categorías de presupuesto), flujo de aprobación de pagos y la redacción de las Novedades.
Sistema → Configuración /settings
4.8 Panel de Operaciones Live La mirada de conjunto
Portfolio
El resultado de la cartera completa a la fecha, el ritmo de venta de tickets y los puntos que piden atención, calculados sobre el período corriente.
Es un módulo opcional: aparece en el menú cuando la organización lo tiene habilitado.
Portfolio /portfolio/overview
Reportes
El estado de los shows y el pacing comercial se exportan a Excel desde el Panel, sobre la proyección vigente.
05 Preguntas frecuentes
Las respuestas completas y actualizadas viven dentro del sistema, en la página de FAQs, organizadas en tres categorías.
Menú de cuenta → FAQs /faqs
5.1 Seguridad & Privacidad
Cómo funciona el aislamiento de cuentas entre organizaciones
Dónde se almacenan los datos
Quién, dentro de Malbec, puede acceder a la información
Si se usan datos para entrenar modelos de IA
5.2 Permisos & Roles
Quién define los permisos
Cómo controlar la visibilidad por equipo
Qué puede hacer un Admin, un Editor y un Viewer
5.3 Mi Cuenta
Cómo ingresar a Malbec OS
Cómo cambiar el idioma de la interfaz
Cada categoría es desplegable dentro del sistema. Si tu duda no está cubierta, consulta los canales de soporte.
06 Soporte — dónde pedir ayuda
Ante un problema o una duda sobre cómo continuar, hay tres canales, del más ágil al más formal.
El asistente de soporte
La uva, en el extremo inferior derecho de la pantalla, disponible 24/7. Responde en lenguaje natural cómo hacer una tarea o dónde está una función, y resuelve buena parte de las dudas cotidianas sin necesidad de abrir un ticket.
Guías dentro de la pantalla
Cuatro recursos sin salir del sistema:
Ver tour
Un recorrido guiado interactivo por los elementos básicos de la plataforma.
Menú de cuenta → Ver tour
Walkthroughs guiados
Guías paso a paso del flujo de cada módulo, dentro de la pantalla en la que se usan.
FAQs
Respuestas clave sobre seguridad y privacidad, permisos y roles, y tu cuenta. Detalladas en Preguntas frecuentes.
Menú de cuenta → FAQs /faqs
Wiki
Una galería de video-tutoriales cortos que cubren los principales flujos de la plataforma.
Abrir un ticket — Feedback & Support
Para reportar un problema o pedir algo que requiere la intervención del equipo. El ticket se asigna al equipo para su resolución.
Sistema → Soporte /feedback